Personvernerklæring LCN

Denne personvernerklæringen gjør rede for vår håndtering av personopplysninger som samles inn for å utøve våre tjenester overfor medlemmer og andre vi jobber med. Behandlingsansvarlig i organisasjonen er Landsstyret om ikke oppgaver er delegert. Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til secretary@ladiescircle.no

Medlemskap
Fra våre medlemmer innhenter vi navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-post adresse. Disse opplysningene er grunnlag for å budsjettere antall medlemmer og for å kunne fakturere klubbene medlemskontingent. I tillegg trenger vi kontaktinformasjon på medlemmer for å kunne gi et tilstrekkelig tilbud og kunne sende ut viktig informasjon knyttet til medlemskapet. Vi oppbevarer medlemmers telefonnummer for at Landsstyret skal kunne kontakte medlemmer direkte i enkelte tilfeller. Vi oppbevarer adresse for å kunne sende ut charterpakker eller annet materiell hvis nødvendig. Vi er en nettverksorganisasjon og ønsker at medlemmer skal ha mulighet til å kontakte hverandre – men dette er frivillig – så om en ikke ønsker at detaljene skal ligge synlig for andre medlemmer så kan en justere dette under ‘Profil’ i LC-Portalen og sette visning til ‘kun meg’ eller ‘mine kontakter’. Det er viktig at en ikke fjerner infoen fra LC-Portalen for da forsvinner infoen for Landsstyret også. Når man melder seg inn i organisasjonen, samtykker man til hvert enkelt område man tillater at organisasjonen bruker personopplysninger til, eksempelvis medlemsblad, nyhetsbrev, invitasjon til arrangementer mm. Det samme gjelder for eksisterende medlemmer ved godkjenning av denne erklæringen. Ved spesielle tilfeller der noen av disse aspektene utgjør et problem for et medlem, må Landsstyret kontaktes og grunn vedlegges. Ved avsluttet medlemskap slettes dine personopplysninger. Ved overgang til X-Lady oppbevares personopplysningene i 6 måneder.

Matrikkelen
Vi distribuerer medlemslister for klubbene i form av Matrikkelen som inneholder kontaktdetaljer til alle medlemmer. Denne deles ut i papirform til alle nåværende medlemmer en gang i året, samt nye medlemmer som blir chartret ila. året.
Matrikkelen blir også gitt til representanter i Landsstyret til Round Table.

E-post
Du kan sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri.
Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.

Nyhetsbrev og magasin
Som medlem hos oss blir du mottaker av vårt nyhetsbrev/magasin. For at vi skal kunne sende deg dette må du registrere din e-post adresse i LC-Portalen. Denne lagres i en egen database og slettes når den ikke lengre er i bruk.

Bruk av informasjonskapsler (cookies)
Nettstedet vårt bruker informasjonskapsler for å kartlegge besøkende og deres bruk. Dette gjør vi for å tilpasse og gjøre nettstedet vårt mest mulig relevant for våre besøkende. Informasjonskapslene inneholder ikke personopplysninger. Du kan selv forhindre at informasjonskapsler blir lagret på datamaskinen din ved å endre innstillinger i nettleseren.

Påmelding arrangementer
Via vår nettside er det mulig å melde seg på arrangementer. I tilknytning til dette samler vi informasjon som navn og kontaktopplysninger i tillegg til evt. allergier og behov for tilretteleggelse. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet.

Reisebrev og reisestøtte
Ved søknad til reisestøtte så er et av våre krav at det sendes inn reisebrev etter endt reise. Reisebrevet blir publisert på LC-Portalen, på den lukkede delen av siden. Publiseres det på den offentlige delen av siden så kreves ettertrykkelig godkjenning
fra de involverte.

Fotografering
Ved store landsdekkende arrangementer blir det tatt bilder av forsamlinger med mennesker. Bildene kan bli brukt i sosiale medier, i markedsføringsmateriell,
og på nettsiden vår. Jfr. åndsverkloven §45c.

Videreføring av personopplysninger til Tangent Norge
Ladies Circle Norge og Tangent Norge har en skriftlig avtale seg imellom om videresending av kontaktopplysninger fra medlemmer som går over til X-Lady status. Personopplysningene til disse blir oppbevart i 6 måneder etter endt medlemsskap. Deretter blir de fjernet fra LC-Portalen og alle detaljene slettet.